はじめに
紙の請求書を郵送する際の手順と、Bill OneスキャンセンターでのPDF化ルールを説明します。
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ヒント 以下の理由から、請求書の送付方法として「アップロード」「メール添付」をお勧めしています。
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目次
請求書を郵送する手順
- ［送付先を選択］から、請求書の送付先を選択
- ［送付方法］から［郵送］を選択
- 送付先情報（住所・宛名・LCから始まるコード）を確認
住所と宛名のほか、宛名欄にある「LC」から始まるコードが記載されていることを確認してください。
［画面記載イメージ］をクリックすると、送付先の記載イメージが表示されます。
ヒント
文字数の制限により、LCから始まるコードを住所に含めて記載することが難しい場合は、［表示を短縮］を選択してください。
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請求書を郵送
送付先の記載イメージは以下の通りです。
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注意点 １つの封筒に複数の受領者宛ての請求書を同封したい場合は、請求書単位で宛名付近にリンクコードを記載してください。封筒の宛名にはリンクコードは記載しないでください。 |
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注意点 ただし、送付企業が異なる場合は、必ず送付企業ごとに封筒を分けてください。 |
送付対象外の郵送物
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注意点 下記の郵送物は対応しておりませんので、スキャンセンターではなく直接送付先企業に郵送してください。 |
スキャン対象外の郵送物は以下の通りです。
| 対象外の郵送物例 | 返送先 | 対応 |
| 有価証券（約束手形） | 送付先企業 | 都度、着払いにて返却いたします。 |
| 冊子（製本された契約書など） | ||
| カード類（クレジットカード／ETCカードなど） | ||
| 切手 | ||
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チケット、商品券、金券類（無料券、割引券、引き換え券など含む） |
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マグネット類 |
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| A3より大きな紙 | ||
| ポケットティッシュ | ||
| 物品 | 送付元企業 | 受領いたしません。配送業者によって返送対応は異なります。 |
| 冊子（カタログ） | ||
| 送付先企業名の記載がない郵送物 | 受領いたしません。配送業者によって返送対応は異なります。 | |
| 送料不足の郵送物 |
複数の書類が同封されていた場合のスキャンルール
以下のルールに従い、PDF化してBill Oneに登録します。
- 請求書ごとに1つのPDFファイルにして登録します。複数の異なる請求書が同封されていた場合は、複数のPDFファイルにして登録します。
- 合計請求書が同封されていた場合、合計請求書を鑑として、明細請求書をまとめて1つのPDFファイルにして登録します。
- 請求書以外の資料が同封されていた場合、請求書を1ページ目、請求書以外の資料を2ページ目以降に並べ、1件の請求書として1つのPDFファイルにして登録します。
- 請求書以外の資料のみが届いた場合、封筒単位でまとめて1つのPDFにして登録します。
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ヒント 送付先の部署名などを補足情報として設定しておくと、同一企業から複数の送付先変更依頼を受け取った場合に判別しやすくなります。 手順については以下をご確認ください。 |